Tres años después del inicio de la pandemia que impulsó el teletrabajo en todo el mundo, miles de compañías todavía buscan un modelo con el que sentirse a gusto.
Organizar las cargas laborales, la distribución de los equipos, los roles necesarios en cada proyecto y el desarrollo profesional de los empleados es una tarea compleja que está en el núcleo de la responsabilidad de cualquier directivo. Pero si a eso le sumamos tener que vaciar las oficinas de la noche a la mañana, acostumbrarse a gestionar y a comunicar desde casa y, un año más tarde, empezar a pedir a los trabajadores que vuelvan a sus despachos, lo más normal es que no nos pongamos de acuerdo en cuál es la mejor manera de hacerlo.
¿Se ha impuesto el teletrabajo como norma?
La respuesta rápida es no, en absoluto. Pero no es igual en todas partes. Los datos generales apuntan que en Europa y en Oriente Medio la asistencia a las oficinas oscila entre el 70% y el 90%, mientras que en Asia se sitúa entre el 80% y el 110%, lo que significa una presencialidad incluso más alta que antes del covid.
Un caso especial es el del Reino Unido, donde la presión por volver a la oficina va en aumento, mientras las plantillas intentan resistirse. Un 50% de los líderes prefieren que los empleados pasen más tiempo en el despacho y, a la vez, más de un tercio de los trabajadores afirman que dejarían su empleo si les obligan a estar en la oficina todos los días.
En cambio, en EEUU, la gente sigue trabajando mayoritariamente desde casa y la ocupación de las oficinas se mantiene entre el 40% y el 60%. Solo recientemente, en la media de las 10 principales áreas metropolitanas del país la asistencia ha alcanzado el 50% desde el inicio de la pandemia.
Los principales motivos que señalan los expertos para explicar esta diferencia son que, en general, los empleados americanos tienen más espacio en casa para trabajar con más comodidad, suelen tener que afrontar desplazamientos más largos para ir a la oficina sin disponer de un buen sistema de transporte público y cuentan con un mercado laboral más ajustado, que les permitiría encontrar otro empleo con más facilidad en caso de que su empresa les obligase a trabajar de manera presencial.
¿Qué nos estamos perdiendo si dejamos de ir a la oficina?
Sea como sea, muchos consejos de dirección – especialmente en EEUU – están buscando fórmulas para repoblar los despachos. Y en el resto del mundo las empresas se exprimen el cerebro para alcanzar un equilibrio adecuado entre lo que nos hemos acostumbrado a hacer en los últimos años y la vida tal como era antes de la pandemia.
Pero si el teletrabajo ha funcionado razonablemente bien durante este tiempo en la mayoría de las empresas, ¿por qué no lo dejamos tal como está? ¿O por qué no permitimos que cada empleado decida cuándo y desde dónde quiere trabajar? La respuesta no es tan sencilla. Básicamente, porque la inmensa mayoría de nosotros no trabajamos solos.
Por un lado, hay un consenso generalizado sobre los beneficios de poder trabajar desde donde uno quiera o en cualquier momento. Entre otras cosas, sabemos que, tanto a las empresas como a los empleados, nos permite:
- Mejorar la conciliación familiar
- Aumentar nuestra calidad de vida
- Ahorrar tiempo y dinero en viajes y desplazamientos
- Concentrarnos en tareas específicas sin interrupciones
- Acceder a empleos en otros lugares del mundo o a talento más diverso
- Sentir que nuestra empresa confía en nosotros
- Gestionar nuestro propio horario y asumir más responsabilidad
- Incrementar la satisfacción y la retención de los empleados
- Reducir los gastos de alquiler o de mantenimiento de las oficinas
Sin embargo, parece que por el camino nos estamos perdiendo elementos fundamentales de la interacción humana que son clave para el éxito de todo tipo de organizaciones. Esto está llevando a empresas tan conocidas como Morgan Stanley, Disney, JPMorgan, Amazon, Starbucks o Twitter a buscar todo tipo de recursos para conseguir que sus empleados y directivos vuelvan a la oficina, por lo menos algunos días a la semana.
Al principio fueron incentivos o peticiones más o menos tímidas, por miedo al quiet quitting y a la Gran Dimisión. Pero recientemente en algunos casos se está llegando a medidas disciplinarias o incluso a vincular parte del bonus salarial a la presencialidad.
En este sentido, las áreas que más preocupan ahora mismo a los directivos son:
1. Productividad, confianza e imagen
Aunque la productividad y el rendimiento de los equipos son factores muy difíciles de medir, muchas empresas consideran que sus empleados son más resolutivos, se concentran mejor y se distraen menos cuando están en la oficina.
Por otro lado, hay directivos que no se sienten cómodos viendo los despachos de la compañía medio vacíos o recibiendo visitas de clientes, inversores o proveedores en momentos que aparentan poca actividad.
Además, se pueden dar situaciones de injusticia respecto a los empleados que sí van a la oficina a menudo y, si los días más desiertos son los lunes y los viernes, es más fácil que se produzcan dinámicas de desconfianza.
2. Comunicación, colaboración y resolución de problemas
Muchos defensores del teletrabajo argumentan que en casa se concentran mejor en sus tareas, en gran parte, porque evitan visitas inesperadas e interrupciones continuas. En frente están los que consideran una pérdida de tiempo recurrir a videollamadas y mensajes de texto para resolver asuntos que se pueden atender de manera mucho más eficiente cara a cara en el despacho.
Más allá del debate, donde sí parece haber consenso es en la idea de que la presencialidad contribuye a una mejor comunicación, especialmente cuando se trata de solucionar problemas o de desarrollar proyectos que requieren un enfoque más creativo e innovador. Así, el contacto humano es capaz de crear más armonía entre los empleados y generar atmósferas de trabajo más positivas donde la confianza y la colaboración fluyen con mayor intensidad que en los entornos virtuales.
Por último, aunque hoy la tecnología invade casi todos los espacios, cuando estamos en la oficina también nos exponemos a menos estímulos digitales innecesarios y podemos evitar muchos malentendidos que nos suelen llevar a situaciones incómodas o incluso violentas. Cuando hablamos en persona, transmitimos y comprendemos mejor los estados de ánimo y las emociones, algo clave para el buen funcionamiento cualquier relación.
3. Conexión, crecimiento y sentido de pertenencia
Casi cualquier empresa del mundo podría argumentar que, para tareas puramente operativas, la comunicación digital es suficiente, pero que para conocer de verdad la organización, hay que vivirla en persona.
Y probablemente es una afirmación válida en todos los casos, porque toda compañía es un conjunto de personas que trabajan juntas para conseguir un objetivo común. Y, en ese camino, aspectos como el espíritu de equipo, el sentido de formar parte de un colectivo, la conexión, el compromiso, la cultura o los valores se integran de manera mucho más eficaz cuando existe una interacción social recurrente.
Además, muchos líderes consideran que cuando sus empleados están 100% en online les resulta más difícil que estén alineados con el resto del equipo y con el propósito de la empresa, que se sientan valorados, establecer relaciones de cercanía y confianza con ellos, y tener conversaciones más complejas sobre sus aspiraciones, su desempeño o su desarrollo profesional.
4. Rutina saludable, desconexión y calidad de vida
Finalmente, otro argumento a favor de volver a la oficina es que puede ser muy beneficioso para el estilo de vida de muchos empleados. Algunos se olvidaron durante meses o dejaron de tenerlo en cuenta, pero la mayoría de los humanos sencillamente disfrutamos estando juntos, compartiendo pequeños momentos como un café o una charla improvisada en un pasillo, o trabajando en grupo para conseguir algo que nos inspira o que consideramos importante.
Y, por otro lado, aunque todos hemos aprovechado las ventajas de trabajar de una manera más autónoma y flexible en casa, acudir físicamente al despacho también nos ayuda a trazar barreras más firmes entre nuestra vida profesional y personal, lo que en muchos casos contribuye a una mejor conciliación.
¿Oficina o trabajo remoto? La solución está en la flexibilidad
Curiosamente, muchos de los trabajadores que están disfrutando de las ventajas de volver a la oficina no son partidarios de proclamarlo abiertamente en según qué ámbitos. El principal motivo es que temen perder por completo la posibilidad de trabajar desde casa algunos días a la semana o cuando lo necesiten, ya que este derecho adquirido forzosamente durante la pandemia era impensable hasta la fecha en miles de empresas de todo el mundo.
Pero, aunque algunas compañías estén presionando para regresar a una presencialidad a tiempo completo, parece que la tendencia mayoritaria se dirige hacia modelos híbridos o flexibles, con la idea de adaptarse y satisfacer a toda la organización.
Si algo han aprendido los directivos en los últimos años es que en sus equipos conviven realidades mucho más diversas de lo que quizás pensaban: desde nómadas digitales incorporados directamente en remoto hasta miembros de familias numerosas, pasando por solteros introvertidos o personas que necesitan el contacto social como el aire. Liderar hoy también implica encontrar o diseñar maneras de trabajar para que cada perfil dé lo mejor de sí.
Como de costumbre, no existe una única receta que garantice un equilibrio adecuado entre trabajo remoto y asistencia a la oficina. Pero si estás en el proceso de alinear a tus equipos en torno a un acuerdo que cubra sus necesidades individuales y a la vez garantice unos buenos resultados para el negocio, estos pasos te pueden ayudar:
1. Define una política de teletrabajo clara y comunícala
Primero piensa en qué problemas estás intentando solucionar con esta nueva política, si éstos están basados en evidencias o en opiniones, qué consecuencias implicará el nuevo modelo para la empresa y para la plantilla, y si hay otras maneras de abordar la situación que quieres resolver.
Una vez definido – ya sea un equilibrio de 3/2, de 4/1, una opción de total libertad o un plan de presencialidad a tiempo completo –, es fundamental que tus empleados sean totalmente conscientes de cuál es el modelo de teletrabajo que quiere seguir la empresa y por qué.
Han sido años de muchísimos cambios en muy poco tiempo en el mundo del empleo y lo seguirán siendo – con tendencias en el horizonte como el desarrollo de la IA, los despidos masivos o la semana laboral de cuatro días – y tus equipos necesitan certezas para sentirse más cómodos y seguros.
No olvides explicar con claridad y sinceridad las razones que llevan al equipo directivo a optar por una fórmula determinada. Es muy probable que mucha gente tenga una visión parecida sobre la importancia de estar a menudo en la oficina, y saber que la empresa comparte esos mismos valores contribuye a que los empleados se identifiquen más con la organización.
También es positivo que aquellos que no estén de acuerdo con el modelo tengan toda la información sobre la mesa, para decidir si les conviene seguir formando parte o no de una compañía con la que no se sienten comprometidos.
2. Adapta el modelo a la realidad de cada equipo
Diseñar un sistema de teletrabajo basado en la flexibilidad y llenarlo de normas estrictas es un sinsentido que solo te traerá más frustración y problemas. Si de entrada fijas unos días determinados en la oficina y otros en casa, el mensaje que recibirá el trabajador es que la empresa no le da opción a elegir y que no confía en su capacidad de autogestión.
Es más recomendable establecer, por ejemplo, una media de días a la semana o al mes en el despacho. Es decir, definir unas bases a nivel organizativo que garanticen que los empleados seguirán colaborando en persona en los proyectos que lo requieran y después permitir que cada equipo o departamento adapte esa estrategia en función de su composición, dinámicas y objetivos.
3. Acompaña a cada persona
De la misma manera que durante la pandemia aprendiste a identificar cómo estaba cada miembro de tu equipo en cada momento, qué situaciones le costaban más y cómo afectaba a su rendimiento el contexto que estaba viviendo en casa, el nuevo formato híbrido vuelve a requerir que adaptes tu estilo de liderazgo para acompañar a cada persona y que se sienta valorada y escuchada.
Si quieres encontrar el equilibrio perfecto entre teletrabajo y tiempo en la oficina, ¿por qué no preguntas directamente a tu equipo cuál sería su modelo ideal? Habrá personas que en casa se concentran de maravilla, otras que necesitan la estructura mental del despacho todos los días, otras que serán felices viniendo tres días a la semana y otras que se levantarán cada mañana sin saber qué hacer. Además, la transición no será igual de sencilla para todo el mundo, dependiendo del peso de las rutinas que hayan establecido en los últimos años.
Si conoces la realidad y las necesidades individuales, te será más fácil encontrar puntos en común a la hora de adecuar las bases del nuevo sistema de teletrabajo a la singularidad tu equipo y dar tiempo a cada persona para adaptarse.
4. Haz que ir a la oficina valga la pena
¿A cuántas conferencias o formaciones con opción online has acudido en persona desde la pandemia? ¿Cuánto hace que no vas al cine? Si las circunstancias de los últimos años y los avances tecnológicos nos han permitido consumir desde casa servicios hasta hace poco impensables, ¿por qué iba a ser diferente con el trabajo presencial?
¿A quién le apetece dejar la comodidad de un espacio doméstico al que se ha acostumbrado para volver a un laberinto de cubículos grises? Si quieres que tus empleados no solo regresen a la oficina, si no que tengan ganas de hacerlo, debes ofrecerles algo que valga la pena. No se trata de instalar sofás de colores y una mesa de ping-pong, la clave está en ofrecer diferentes espacios que permitan a los trabajadores concentrarse, aprender, colaborar o socializar, y que cuenten con la tecnología necesaria para interactuar con fluidez con los compañeros que estén en remoto.
5. Garantiza la desconexión
Durante el periodo más duro de la pandemia, muchas empresas tuvieron que establecer políticas de desconexión digital para evitar la sobrecarga y proteger el descanso de sus empleados. En este nuevo contexto híbrido, es importante mantener o actualizar estas garantías para que la búsqueda de la flexibilidad no lleve a tus equipos a sentir que deben estar disponibles en todo momento y en todas partes.
Implantar un modelo de trabajo híbrido requiere tiempo, planificación, revisión, formación e inversión. Pero ten en cuenta que estás rediseñando uno de los niveles más básicos de la empresa, es decir, cómo trabajamos.
Con los programas para directivos del IESE perfeccionarás tus habilidades de gestión y liderazgo para ayudar a tu organización a adaptarse a una nueva estructura del trabajo más flexible que tenga en cuenta tanto la singularidad de cada empleado como la buena salud del negocio.
